Le temps est actuellement à la gestion électronique de documents puisque l’ère des papiers est révolu. Les entreprises misent de plus en plus sur les documents dématérialisés. La GED sert en général à gérer tous vos documents, de la création à la destruction en cas de besoin, en passant par le partage et l’archivage.
Avantages et limites de la GED
Un logiciel GED offre de nombreux avantages aux entreprises. Avant tout, il réduit massivement le volume de documents papiers à stocker. Il permet à un ou plusieurs utilisateurs d’accéder simultanément aux mêmes documents quel que soit le terminal utilisé. En même temps, vous pouvez gérer et maîtriser facilement les droits d’accès. Vous pouvez gérer plusieurs versions de documents en traçant les différentes modifications apportées. Même si les documents papiers sont bien classés et catégorisés, les documents dématérialisés sont plus faciles à trouver. Le logiciel GED réduit le risque de perte des documents et des informations importants. Il renforce le contrôle des informations sensibles. Le logiciel GED rend plus aisé l’interfaçage du système documentaire avec d’autres outils de travail et permet de respecter les systèmes qualité des documents professionnels. Pour en savoir plus sur les points forts de la GED, rendez-vous sur appvizer magazine. Pour ce qui est de la limite de la GED, on peut noter son coût encore élevé concernant l’achat des matériaux et des logiciels.
Différentes fonctions de la GED
La GED permet d’optimiser l’ensemble de l’organisation au sein d’une entreprise sur l’accès et la gestion des documents internes comme externes. D’abord, elle offre trois entées possibles dans le système : création de documents directement sur le logiciel, édition de document nativement digital et numérisation des documents papiers. Ensuite, elle permet de stocker autant de documents que vous le souhaitez tout en les indexant pour faciliter l’accès. Vous pouvez consulter, modifier, diffuser et recevoir à tout moment vos documents via le terminal de votre choix (Smartphone, PC, tablette). Elle permet d’archiver et sécuriser vos documents.
